2009/05: Най-често срещани грешки при кандидатстване по Оперативна програма “Административен капацитет”
Уважаеми кандидати,
За Ваше улеснение и за да се гарантира максимална прозрачност при изразходването на средствата от Структурните фондове, Управляващият орган (УО) на Оперативната програма “Административен капацитет” (ОПАК) публикува подробна информация за критериите, по които се оценяват проектните предложения. Препоръчваме Ви да се запознаете с процеса на оценка и с всички необходими документи, с помощта на които предварително можете да проверите дали Вашето проектно предложение отговаря на необходимите критерии за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ.
На базата на проведените досега конкурси за проекти УО на ОПАК обобщи най-често срещаните основания за отхвърлянето на проектните предложения, както и основните слабости, допускани при тяхното изготвяне.
І. Оценка на административното съответствие
Най-често допусканите грешки при оценката на административното съответствие са:
За Ваше улеснение и за да се гарантира максимална прозрачност при изразходването на средствата от Структурните фондове, Управляващият орган (УО) на Оперативната програма “Административен капацитет” (ОПАК) публикува подробна информация за критериите, по които се оценяват проектните предложения. Препоръчваме Ви да се запознаете с процеса на оценка и с всички необходими документи, с помощта на които предварително можете да проверите дали Вашето проектно предложение отговаря на необходимите критерии за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ.
На базата на проведените досега конкурси за проекти УО на ОПАК обобщи най-често срещаните основания за отхвърлянето на проектните предложения, както и основните слабости, допускани при тяхното изготвяне.
І. Оценка на административното съответствие
Най-често допусканите грешки при оценката на административното съответствие са:
1. При кандидати и партньори – СГО:
- Към проектното предложение не се прилага декларация по чл. 7 от ПМС № 121/31.05.2007 г. (предишен чл. 10) от лицето, представляващо организацията на кандидата и/или партньора (Приложение 6).
- Към проектното предложение не се прилага декларация по чл. 15, ал. 2, т. 6 от ПМС № 121/31.05.2008 г. (предишен чл. 14) от лицето, представляващо организацията на кандидата и/или партньора (Приложение 7).
- Датата на издаване на удостоверението за актуално състояние на кандидата и/или партньора е преди датата на обявяване на съответната процедура.
- Удостоверенията за актуално състояние на кандидата и/или партньора, издадени от Делфи или Информационно обслужване АД, не са заверени от компетентния съд.
- Към проектното предложение не се прилага счетоводен баланс, заверен “Вярно с оригинала”, от лицето, представляващо кандидата и/или партньора.
- Към проектното предложение се прилага декларация за партньорство, но тя не е подписана от лицето, представляващо организацията на кандидата и/или партньора
- Към проектното предложение не се прилага регистрация по ЗДДС, заверена “Вярно с оригинала”, от лицето, представляващо организацията на кандидата и/или партньора, или от упълномощено от него лице, или декларация за липса на регистрация по ЗДДС (Приложение 14).
- Формулярът за кандидатстване не е подписан и подпечатан от лицето, представляващо кандидатстващата организация, или упълномощено от него лице. На последната страница на формуляра не е посочена датата на подписването му.
- Не се попълват всички раздели от формуляра.
2. При кандидати и партньори – структури на държавната администрация:
- Към проектното предложение не се прилага попълнена и подписана декларация във връзка с чл. 7, ал. 4 от ПМС № 121/31.05.2007 г. (предишен чл. 10) от лицето, представляващо кандидата и/ или партньора (Приложение 6А).
- Към проектното предложение не се прилага копие от документ за упълномощаване на лице, различно от представляващото кандидата, да подписва документи по проектното предложение.
- Към проектното предложение не се прилага копие от решението на общинския съвет на съответната община за одобрение на подписаното споразумение за общинско сътрудничество съгласно чл. 59 и сл. от ЗМСМА, заверено “Вярно с оригинала” от председателя на общинския съвет на кандидата и/или партньора.
- Към проектното предложение не се прилага писмо за подкрепа от първостепенния разпоредител или от упълномощено от него лице за кандидата и/или партньора – за второстепенни разпоредители.
- Формулярът за кандидатстване не е подписан и подпечатан от лицето, представляващо кандидатстващата организация или упълномощено от него лице. На последната страница на формуляра не е посочена датата на подписването му.
- Често не са попълнени всички раздели от формуляра.
Препоръка:
При окомплектоването на проектното предложение прегледайте внимателно всички подкрепящи документи, сравнете съдържанието с публикуваната Таблица за оценка на административното съответствие (можете да я намерите на страницата на ОПАК – www.opac.government.bg) и се уверете, че:
- сте приложили всички необходими документи, съгласно Насоките за кандидатстване по съответната процедура;
- не сте допуснали някоя от гореописаните грешки, която да доведе до отпадането на Вашето проектно предложение още на първия етап оценка – административно съответствие;
- формулярът за кандидатстване е подписан и подпечатан от лицето, представляващо кандидатстващата организация или упълномощено от него лице. В последния случай към проектното предложение се прилага и заповедта за заместване/пълномощното. На последната страница на формуляра е посочена датата на подписването му.
- са попълнени всички раздели от формуляра – не оставяйте празни полета! Ако някое от тях не се отнася до Вас, в графата се попълва – Не е приложимо;
- ако сте второстепен разпоредител с бюджетни кредити, писмото за подкрепа, което прилагате, следва да е подписано от ръководителя на първостепенния разпоредител (Пример: Ако сте изпълнителна агенция към министерство, писмото трябва да бъде подписано от министъра или от упълномощено от него лице. В последния случай към проектното предложение се прилага и заповедта за заместване/пълномощното).
ІІ. Оценка на допустимостта
При оценката на допустимостта основните грешки, които се допускат, се отнасят до допустимост на кандидата/партньорите и допустимост на проектното предложение – целевите групи, основните дейности и заложените разходи.
1. Допустимост на кандидата/партньорите
- В някои случаи кандидатът, който подава проектното предложение, или неговият партньор не са допустими по съответната процедура.
Пример за грешка:
НПО подава проектно предложение или е партньор по процедура, предназначена за структури на държавната администрация, и обратното.
2. Допустимост на проектното предложение
а) целеви групи
- В проектното предложение често се залагат недопустими целеви групи (такива, които не са включени в Насоките за кандидатстване по съответната процедура).
Примери за грешки:
1. Включване на медиите като целева група. В ОПАК медиите не са предвидени като целева група по нито една от приоритетните оси.
2. Включване на орган на съдебната власт като целева група, когато органите на съдебната власт не са предвидени като такава в Насоките за кандидатстване.
Забележка.
Имайте предвид, че в Насоките за кандидатстване по съответните процедури всички допустими целеви групи винаги са изрично изброени!
б) дейности
- проектното предложение често се залагат недопустими дейности. Недопустими са например дейностите, които попадат в обхвата на друга Оперативна програма или такива, заложени в друг подприоритет на ОПАК.
Примери за грешки:
1. Въвеждане на системи за управление на качеството, които са заложени като допустими в приоритетна ос ІІІ на ОПАК, се включват като дейност в проектно предложение, подадено по подприоритет 1.2 или 2.3. В този случай проектното предложение ще отпадне на втория етап на оценка.
2. Обучения за писане на проекти по други Оперативни програми. ОПАК не може да навлиза в обхвата на другите оперативни програми, като обучава техните бенефициенти.
3. Въвеждане на електронна система за вътрешен документооборот в дадена община беше предвидена в проектно предложение, подадено по процедура по подприоритет 1.2. Тази дейност попада в обхвата на приоритетна ос ІІІ на ОПАК.
в) разходи
- В бюджета на проектното предложение често се залагат недопустими разходи.
Примери за грешки:
1. Разходите по правилата на Европейския фонд за регионално развитие надвишават 10% от общата стойност на бюджета на проектното предложение.
2. Разходите за организация и управление на проекта/непреките разходи надвишават 10% от общата стойност на бюджета на проектното предложение.
3. Разходите за организация и управление на проекта/непреките разходи се залагат като преки разходи. Тези разходи включват възнаграждения за екипа за управление на проекта, разходи за консумативи, телефон, електричество, наем на помещение.
4. Разходите за одит на проекта надвишават 2% от общата стойност на бюджета на проектното предложение.
5. Предвиждат се разходи, които не са допустими по правилата на Европейския социален фонд – закупуване на автомобили, банкови такси и гаранции, разходи за представително облекло, разходи за монтиране на рампи за хора с увреждания и др.).
Препоръка:
Преди да подадете Вашето проектно предложение, прегледайте още веднъж внимателно Таблицата за оценка на допустимостта и Насоките за кандидатстване по конкретната процедура и се уверете, че:
- сте допустим кандидат/партньор по тази процедура;
- не сте включили целеви групи, които не са посочени в Насоките за кандидатстване по конкретната процедура;
- не сте заложили дейности, които не са допустими по тази процедура и по този подприоритет. За да сте сигурни кои дейности са допустими по конкретната процедура, следва да се водите не само от примерните дейности, разписани в Насоките за кандидатстване, но и от текста на съответния подприоритет в ОПАК. Препоръчваме Ви да внимавате всички дейности, които сте заложили, да водят към изпълнението на целите на процедурата, по която кандидатствате, както и на целите на подприоритета, по който е обявена процедурата. За целта е добре да се запознаете подробно освен със самите Насоки за кандидатстване и с текста на ОПАК (можете да намерите пълния текст на програмата на страницата на ОПАК www.opac.government.bg).
- Непреките разходи/разходите за организация и управление са заложени в т. 13 от бюджета, а не в преките разходи. Тези разходи не надвишават 10% от общата стойност на вашето проектно предложение.
- Разходите, извършвани по правилата на ЕФРР, не надвишават 10% от общата стойност на Вашето проектно предложение.
- Разходите за информация и публичност не надвишават 10% от общата стойност на Вашето проектно предложение.
- Разходите за одит не надвишават 2% от общата стойност на Вашето проектно предложение.
- Спазвате всички други допълнителни ограничения, които са заложени в конкретните Насоки за кандидатстване (ако има такива).
За да прецените кои разходи са допустими по ЕСФ и кои не, препоръчваме Ви да се запознаете внимателно с Насоките за кандидатстване по конкретната процедура, както и с ПМС № 231/20.09.2007 г. за приемане на детайлни правила за допустимост на разходите по Оперативна програма “Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския социален фонд, за финансовата рамка 2007 – 2013 г.
По отношение на допустимите разходи по правилата на ЕФРР следва да се водите от ПМС № 236/27.09.2007 г. за приемане на детайлни правила за допустимост на разходите по Оперативна програма “Развитие на конкурентоспособността на Българската икономика 2007 – 2013 г.”, съфинансирана от Европейския фонд за регионално развитие (с последните изменения от ДВ. бр. 107 от 16 декември 2008 г.).
ІІІ. Оценка на качеството – техническа и финансова оценка
За Ваше улеснение при изброяването на най-често срещаните грешки на този етап на оценка на проектните предложения, сме посочили и номера на съответното поле във Формуляра за кандидатстване.
- 1.4 Резюме на проекта. Не се прави разлика между специфични цели и дейности по проектното предложение.
- 2. Обосновка на необходимостта от реализирането на проекта. 2.1. Цели. Не се посочва връзката на проектното предложение с национални или регионални стратегически документи и с целите на ОПАК.
- 2.3. Подробно описание на дейностите. Липсва връзка и последователност между дейностите в проектното предложение. В най-честия случай се копират всички дейности, дадени като примерни в Насоките за кандидатстване, в резултат от което се получава несъответствие между посочените специфични цели на проектното предложение, начините за постигането им и предвиждания резултат.
Забележка:
Несъответствието, липсата на връзка и последователност между целите, заложените дейности и очакваните резултати се отразяват на всички останали раздели от оценката на проектното предложение и намаляват общия резултат!
- Методика. В методиката за изпълнение на проекта не се посочва връзката между дейностите, както и логиката на тяхната последователност.
Пример за грешка:
Под “методика” конкретен кандидат разбира избор на външни изпълнители съгласно ПМС № 55/12.03.2007 г. или ЗОП. Това не може да бъде определяно като “метод за избор на изпълнители”, тъй като е задължително изискване към бенефициентите в процеса на изпълнение на проектите. Същото се отнася и за “метода на вътрешна оценка, мониторинг и контрол” и “метода на публичност”.
- 5. Продължителност на проекта и план за изпълнение. Налице е струпване на повече дейности в един и същ времеви интервал, което се отразява на тяхното изпълнение впоследствие. Не се предвижда достатъчно време за провеждане на съответните процедури за избор на изпълнител съгласно ПМС № 55/12.03.2007 г. или ЗОП. Наблюдава се голямо разминаване между Плана за изпълнение на дейностите и Плана за разходване на средства по проектното предложение.
- 6. Наблюдение на изпълнение на дейностите. В най-честия случай посочените “индикатори” са по-скоро резултати от дейността на проекта или източници на информация. Предвидените индикатори не са конкретни и измерими. Индикаторите не се планират реалистично.
- 7. Устойчивост. В проектните предложения се предвижда след края на проекта финансирането да бъде осъществявано чрез приходите от предоставени консултантски услуги или чрез последващо кандидатстване по ОПАК или друга оперативна програма. Съгласно правилата на ЕСФ приходите, генерирани в срок от пет години след приключването на проекта, се декларират от бенефициента и се възстановяват по сметката на УО на ОПАК, ако водят до формиране на печалба.
- Бюджет на проекта. Сумата, посочена в Приложение 2 “Бюджет на проекта” не съвпада с тази, посочена в т. 1.3 “Размер на исканата безвъзмездна помощ”. Разходите се залагат в погрешни бюджетни пера. Често се завишават сумите, необходими за изпълнението на дадена дейност. Липсва обосновка на разходите, които се извършват по правилата на ЕФРР.
Пример:
Почти 30% от общата стойност на бюджета на проектното предложение е предвидена за закуски, вечери, поне две кафе паузи, допълнителни тържествени вечери, работни обеди, като дори предварително се избира хотелът, в който ще се провеждат мероприятията. Последният задължително е с висока категория.