Предистория

Идеята за изграждане на общински център за информация и развитие възниква сред гражданската общност на Община Вълчедръм по време на обученията в първа фаза на Програма ПЛЕДЖ и стартирането на Програма Дунавска Инициатива изпълнявана от ФРМС/ААМР. От ключово значение за окончателното оформяне на концепцията за подобряване обслужването на гражданите е участието на специалисти от администрацията в семинарите Дружелюбно обслужване на гражданите и Информационни и комуникационни технологии и обществени услуги , организирани от ФРМС и проведени през 2001 г. Решаващо значение имат и публикуваните от ФРМС наръчници, брошури и иновационни практики относно създаване на Общински центрове за услуги и информация на гражданите.

Практика

Общинският съвет с Решение 143, протокол 26 от 30. 11. 2001 г. подкрепя идеята за реализиране на проект за изграждане на ОЦУИГ по Програма Подобряване обслужването на гражданите , изпълнявана от ФРМС/ААМР. Общата стойност на финансираните дейности е 57 110 47 лв. Финансов принос на ФРМС за изпълнение на дейностите и оборудване по проекта възлиза на 37 000 00 лева. Собственият пряк финансов принос на общината е 20 110 47 лв.

Целите на проекта са:
Подобряване качеството на предоставяните от общината към гражданите административни услуги;
Формиране на дружелюбно поведение към клиентите на общинската администрация;
Оптимизиране процеса на предоставяне на услуги чрез: отделяне на дейностите по предоставяне на услуги от оперативните и управленски дейности на общинската администрация; въвеждане на съвременни технологии; стимулиране на прозрачността в общинската администрация; намаляване нивото на бюрокрация;
Увеличаване броя на услугите, предоставяни в центъра;
Намаляване времето за предоставяне на конкретна услуга.

Екипът за управление и изпълнение на проекта осъществява дейности, съответстващи на целите и времевия график:
1. Изпълнение на архитектурно-строителната част
Ремонт на помещението и монтаж на ламиниран под, окачен таван, осветителни тела, щори, остъклена врата, ел. захранваща инсталация, офис мебели, климатична система, алармена централа, указателни табели за врати и други.
2. Изграждане на локална компютърна мрежа
3. Доставка и инсталиране на оборудване, предоставено от ФРМС по проекта
Персонални компютри - 8, Сървър -1, Скенер - 1, Копирна машина NEROX 5915 - 1, Лазерен мрежови принтер -1, Мрежови софтуер, Факс - 1, Климатик- 1.
4. Изработване и издаване на информационни материали за организацията на административното обслужване в центъра
Броошури със списъка, видовете административни услуги и необходимите документи съпътстващи искането за услугите разделени тематично:
- Списък на административните услуги, които предоставя центъра; на длъжностните лица извършващи услугите в центъра; на необходимите документи и процедури за извършване на административни услуги от Дирекция Обща администрация , Отдел АПОН ; Дирекция ТРУ ; Дирекция Финанси и стопанско-икономическа политика ;
- Брошура Аз и моята община предоставяща информация за Общинския съвет и наредби, правилници, инструкции и информация за местното самоуправление .
- Информационни табла: извън и вътре в центъра
Списък на услугите, длъжностни лица и вътрешни правила; административна карта на общината; структура на Общинската администрация;
Информационни материали за служебно ползване
Каталози за служебно ползване от длъжностните лица от центъра вътрешни правила по чл. 7 ЗАОФЮЛ, каталог на услугите и други материали за служебно ползване; Актуализиране на наредби, правилници и инструкции на Общинския съвет.
5. Инсталиране на програмни системи /потребителски софтуер
АКСТЪР- ОФИС Версия 7.5, Локална база данни (ЛБД), АПИС- ПРОЦЕДУРИ, АПИС 4.1.
6.Провеждане информационна кампания и анкетни проучвания сред гражданите за качеството на услугите и нуждата от центъра:
Проучване чрез фокус-групи ; Анкетиране на граждани.
7. Провеждане на двудневен обучителен модул Дружелюбно обслужване на гражданите

В центъра са обособени 6 броя работни места: Общо деловодство , АПОН гражданско състояние и регистрация , Техническо деловодство, общинско имущество и екология , Стопански дейности, Обща информация на гражданите , Каса . Потребители на финансираната дейност са всички граждани на общината: физически и юридически лица, бизнес групи и земеделски производители - потенциални инвеститори в земеделското производство на местно ниво.

Експертите на ФРМС през целия период на изпълнение отблизо следят хода на процеса, като подпомагат екипа с навременна техническа и методическа помощ. В резултат на последователното и точно изпълнение на дейностите по проекта ОЦУИГ е изграден в съответствие с времевия график и тържествено открит на 6 юни 2002 г., 30 дни по-рано от първоначалното предвиждане по проекта.

Резултати

- Дружелюбна и делова обстановка за потребителите на общински услуги;
- Компютризация и прилагане на съвременни информационни технологии за информация и комуникация;
- Оптимизиран процес на предоставяните услуги чрез: опростяване на процеса на поискване и получаване на услугата; увеличаване броя на предоставяните услуги от 65 на 84 вида; намаляване времето за предоставяне на конкретната услуга, а на гражданите спестяване време и усилия;
- Ясни правила, точен регламент и координация между отделите, извършващи административните услуги и непрекъснат автоматизиран контрол от ръководството относно действията на служителите;
- Елиминиране на възможни корупционни практики чрез ограничаване на прекия контакт на гражданина, поискал услугата , с извършващия я служител;
- Прозрачност в дейността на общинската администрация.