Предистория

Ръководството на Община Айтос одобрява идеята да се изгради Център, работещ на принципа едно гише , който да осигури на гражданите получаването на всички услуги и информация предлагани от общинска администрация, като се избегне прекия контакт с изпълнителя на съответната услуга.

За целта през 2001 г. е изготвен проект за изграждането на Център за услуги и информация на гражданите и съвместно със сдружение Алтернативи Община Айтос разработва и печели проект за реконструкция и ремонт на стара едноетажна сграда в двора на общината, като в една от двете й зали се разполага Центърът, а в другата - сдружението изгражда Център за преквалификация на безработни .

Паралелно с това се прави оценка на нивото на автоматизация в общинската администрация, изготвят се технологични карти на предлаганите услуги и се определят тези, които позволяват автоматизиране. Автоматизиране на дейностите е възложено на системния администратор.

Практика

Проведена е анкета с гражданите, която събира не само техните мнения и очаквания, но и популяризира новия подход при предоставяне на административни услуги, а бъдещите служители в Центъра преминават през необходимите обучения, организирани от РАО Тракия по програми и с обучители на ФРМС.

Системата за автоматизирана обработка на информацията се състои от четири модула, които взаимодействат помежду си и накратко представляват следното:

- Модул Деловодство , изцяло разработен от екипа, се грижи за документите, които влизат и излизат от системата, дава възможност за справки за движението на даден документ в администрацията, дата на постъпване или напускане, входящ или изходящ номер, дата на изпълнение и предаване.

- Модул Център подпомага работата на служителите при приемането на заявленията от гражданите и тяхното изпращане до администрацията, която трябва да се погрижи за изпълнението. Автоматично се извършва регистрирането на документа в деловодната система. След като администрацията извърши услугата, служителят в центъра получава отговор. Тук екипът е ползвал опита и модели на други общини, но модулът е разработен за нуждите на Община Айтос.

- Модул Администрация подпомага работата на администрацията по отношение на издаването на различните документи. Тук ръководният състав получава справки за получения брой услуги, дали са изпълнени в указания от нормативната уредба срок и при неизпълнение аргументите на съответната структура, към която е била насочена услугата. Отново са използвани практики на други общини и въз основа на това модулът е разработен от екипа специално за нуждите на администрацията.

- Модул Каса ще бъде разгледан по-подробно, тъй като той е самостоятелна разработка и в момента успешно се грижи за постъпващите приходи в общината. За да се получи представа за направеното е приложен входния екран и се описват неговите функции. (вж. Приложение 1) Работният екран обхваща всички услуги, които общината предоставя на своите граждани. Това спомага за постъпване на всички необходими данни в системата, на база на които служителят (касиер) ползва възможностите на меню Отчети , където за кратко време той получава справка за дневни, месечни и периодични отчети. Друго предимство е възможността за комбинирана работа с услугите на отделните дирекции, като може да бъде издадена фактура за няколко от тях.

Резултати

Описаните добри резултати от практиката на вече действащия Център за услуги и информация на гражданите показват улесняване и спестяване на време, както на гражданите така и на администрацията. Тази практика може да бъде приложена успешно и в други общини от типа на Община Айтос, която вече е предоставила възможност на свои колеги да се запознаят с работата й.