За решаването на многообразните и отговорни задачи в работата на Община Благоевград е необходимо своевременно осигуряване на информация и координация при управлението на информационните потоци. Такава координация може да се постигне чрез автоматизиране на административно-управленската дейност в две насоки:
автоматизиране на дейностите, свързани с функционирането на общината като институция, а именно: бюджет и финанси, счетоводство, управление на общинската собственост и др.;
автоматизиране на дейностите, свързани с предоставяне на услуги на гражданите, т.е. административно и административно-техническо обслужване.
Изхождайки от тази концепция за автоматизация, дейностите и процесите за нейната реализация в Община Благоевград протичат по посока подобряване на административното обслужване на гражданите и на цялостната работа на общинската администрация чрез въвеждане на компютърна обработка на информацията във всички звена и разширяване на възможностите на локалната компютърна мрежа до създаване на единна информационна среда.
Развитието на информационна система в общината до момента премина през 4 етапа. Всеки един от тези етапи бе свързан с проучване на информационните нужди с цел:
определяне на основните дейности, обслужвани от информационната система;
изясняване на информационните връзки, обема и съдържанието на информационните потоци между отделните служби в общината, както и между тези служби и гражданите;
подбиране на подходящи програмни продукти и компютърни системи;
определяне на необходимите технически средства;определяне на подходящ мрежов софтуер.
През първия етап (1992 - 1993 г.) в резултат на тези проучвания и с наличните финансови средства бяха създадени отделни автоматизирани работни места, обхващащи най-невралгичните точки, където потокът от информация бе най-голям и необходимостта от актуални справки - най-належаща: счетоводство, деловодство, наеми на общински жилища, местна комисия по ЖСВ, държавни и общински имоти.
На втория етап (1995 - 1995 г.) бяха изградени две независими локални компютърни мрежи. В първата локална врежа бяха включени деловодството, секретаря на общината, българо-гръцкия бизнес център и техническия секретар на заместник кметовете по стопанските дейности и строителството. Всички те имаха регламентиран достъп до следните програмни продукти: "Деловодство", "Наематели на общински жилища" и програма "Норма".
Във втората локална мрежа бяха включени три потребителя в служба "Гражданско състояние и регистрация", които обслужваха и актуализираха база данни "Население" чрез програмния продукт "Локална база данни население".
Междувременно функционираха отделни работни места, които не бяха включени в двете компютърни мрежи.
На третия етап (1995 - 1996 г.) от изграждането на информационната система:
бяха автоматизирани дейностите бюджет и финанси, кадри и личен състав, контрол на решенията на Общинския съвет, наеми на общинска собственост, приватизация на общински фирми, международно сътрудничество, наеми на общински жилища и др.;
създаде се единна локална компютърна мрежа, която обедини двете съществуващи и даде възможност за включване в нея на самостоятелните изброени по-горе работни места.
При промяната на софтуера на мрежата бяха запазени изградените бази данни и съответните програмни продукти бяха преобразувани за работа в мрежа. Установеният регламентиран достъп на отделните потребители на мрежата, определен на базата на конкретната им дейност, създаде условия за ползване на общи ресурси, обмяна на информация и генериране на справки по най-разнообразни показатели.
В настоящия, четвърти, етап от развитието на информационната система на общината са изградени две информационни системи, физически разположени в различни административни сгради. Работи се по проект за изграждане на модемна връзка между тях.
Бюджет и финанси
Програмният продукт осигурява контрол на входните данни; бърза, точна и пълна информация на изходните справки за управленските звена. Пълният бюджет, изготвен на това работно място, се предоставя на Министерство на финансите и на Сметната палата на дискета. Програмата поддържа локална база данни и дава възможност за обмен на информация със счетоводството. Елиминирана е възможността от некомпетентен е недоброжелателен достъп.
Счетоводство
Въвеждането и изчисляването на работните заплати се извършва на едно работно място, поддържа се база данни и се обменя информация с база данни "Кадри и личен състав". Създадени са три работни места с относително разпределение на дейностите по собствения сметкоплан на общината.
Кадри и личен състав
Създадено е едно автоматизирано работно място, където се въвежда и поддържа информация за наличния състав на служителите; структурното и разгънато щатно разписание; създават се документи като трудови договори, допълнителни споразумения към тях, заповеди за отпуск и др.; индексират се заплатите; коригира се класът и др.
Деловодство
Целият документооборот, преминаващ през деловодството на общината, се поддържа от програмен продукт "Деловодство". Програмният продукт изпълнява следните функции: регистрация на документите, следене на документооборота, получаване на справки за текущото състояние на даден документ (по регистрационен номер или вид на документа, предназначение, резолюция, справка за просрочилите срока и др.). Предназначен е за работа в мрежа. Това улеснява както контрола по изпълнение на задачите по преписките, така и следенето на движението им по пътя на изпълнение.
Дейности, свързани с общинската собственост
Тези дейности са насочени в следните направления: създаване и поддържане на актуална информация за наличната общинска собственост; актуване и деактуване на общински имоти; отдаване под наем на обособени общински обекти; отдаване под наем на общински жилища, приватизация на обособени общински обекти и общински фирми. За извършване на дейностите се използват различни програмни продукти и компютърни системи.
Гражданско състояние и регистрация
Дейностите по гражданското състояние и регистрация са свързани с ежедневна актуализация и управление на локална база данни "Население". Предстои осъществяване на модемна връзка с Паспортна служба към РДВР - Благоевград с цел обмен на информация при парспортизацията на гражданите.
ОП "Пазари" към Община Благоевград
Основните дейности тук са насочени към: събиране на такси и наеми, извършване на услуги - поддръжка и предоставяне на паркинг и др.; поддръжка на материално-техническата база и проектиране и строителство на нови пазарни площи. Локалната база данни е източник на богат набор от справки. Част от информацията в нея се използва в счетоводната дейност.
Общ достъп
Всички потребители в информационната компютърна система на общината могат да ползват "Пълнотекстова компютърна система "АПИС", съдържаща пълните текстове на нормативни документи от действащото законодателство, както и съдебна, арбитражна и финансова практики.
В общината е изградена вътрешна електронна поща, която дава още една възможност за обмен на информация между потребителите в локалната мрежа - чрез съобщения.
Защита на информацията
В локалната компютърна мрежа бе въведена неколкостепенна система за защита на информацията чрез:
Пароли - на всеки потребител са дадени определени права достъп до файлове в сървъра.
Непрекъсваеми токозахранващи устройства - осигуряват аварийно захранване при прекъсване на напрежението, защита от пренапрежение и филтрират шумовете.
Архивиращи устройства - с подходящ софтуер през определен период от време (в зависимост от типа на данните) се създава пълно или частично резервно копие на информацията на двата сървъра.
Антивирусни програми - инсталирани са на сървърите и на всички компютърни системи. Тези програми откриват повечето от действащите вируси преди да са нанесли вреда и ги отстраняват.
Система за административно-техническо обслужване
Административно-техническото обслужване е част от общото административно обслужване на населението, което е предмет на дейност на общинската администрация. Поради специфичния характер и сложността на административната технология, административно-техническите услуги са обособени в относително самостоятелна група - Система за административно техническо обслужване (САТО). С автоматизирането на САТО се цели създаване на по-голяма оперативност и съкращаване времетраенето на извършваните административно-технически услуги. САТО изяснява кръга на извършваните услуги, документите, които подават гражданите за тях и технологията на реализирането им. За информация на гражданите в общината е съставен и приет "Списък на административно-техническите услуги", който е изложен на информационни табла. Значителна част от документите, които се съставят при извършване на административно-техническите услуги, са унифицирани във формуляри, одобрени от Министерство на регионалното развитие в България. Разработена е база данни с типови бланки на тези формуляри, които съдържат постоянна информация и свободни полета за попълване от гражданите. Тези бланки улесняват гражданите, систематизират информацията на входа и облекчават специалистите за нейната обработка.
Във всеки формуляр, с който се иска извършването на дадена услуга, се съдържа информация за документите, които заявителят трябва да приложи към него. За улеснение на гражданите е съставен списък на необходимите документи за всяка от предоставяните чрез САТО услуги, сроковете за изпълнението им, както и е посочен отделът специалисти, който трябва да извърши услугите в определения срок.
Извършването на даден вид административно-техническа услуга е свързано с работа на специалисти от различни отдели и звена в общината. Поради това за всеки вид услуга е изработена технологична схема, по която се реализира движението на преписките по услугата.
Автоматизираният кадастър като елемент на САТО
Един от най-трудоемките елементи на САТО е създаването и поддържането на цифров модел на кадастралния регулационния план, като този процес е основа за изграждане на географска информационна система (ГИС) като модул на цялостната управленска информационна система на общината. В резултат на усилията на екипи специалисти общината получи цифров кадастрален и регулационен план на 30% от територията на общината. Само липсата на финансиране наложи останалите части да бъдат поетапно включвани по-късно.
Основни резултати
Автоматизираната система за административно-техническо обслужване (САТО) с внедрения цифров модел на кадастралния и регулационен план на града, който позволява пълна автоматизация на процесите по изготвянето на графични и текстови документи, доведе до:
значително намаляване на срока за изпълнение услугите при обслужване на гражданите;
редица подобрения при управление на задачите:
1. Във всеки момент ръководството на общината може да получи справка в графичен или текстов вид къде има натрупване на нерешени задачи;
2. Във всеки момент може да се определи хода на всяка молба и да се проконтролира спазването на изисквания от закона срок за изпълнение;
3. Всички граждани имат равни права и определена степен анонимност - (прекият контакт със служителите е сведен до минимум);
4. Намален е до минимум хартиеният обмен на документация;
5. Въведените от системата данни могат да служат като входни данни при изпълнение на другите услуги. Например, кадастралният номер е достатъчен, за да се идентифицира еднозначно собствеността върху картата и да се изчертае необходимата скица;
6. Поддържа се цифров архив на документите;
7. Всички документи са проектирани еднотипно и качеството на отпечатване и попълване е на високо ниво;
8. Служителите на общината са облекчени в своята дейност, тъй като много от рутинните дейности по пренасочване и подготовка на документите са автоматизирани;
9. Всички задачи, които трябва да се извършат от даден служител, са подредени по ред и с явно посочен приоритет;
10. Ръководството на общината може да се намесва явно и при необходимост да изисква промяна на рода (приоритета) на задачите.
Увеличаване на броя на услугите
Цифровият модел на кадастралния и регулационния план може да се използва и от други отдели в общината и представлява интерес за редица институции и фирми извън общината. Това е предпоставка за увеличаване на номенклатурата от административно-техническите услуги предоставяни на граждани, фирми и организации.
Увеличаване на сигурността
Чрез създаване на система за изпълнение на тези услуги се увеличи контролът върху достъпа до информацията от отделните служители. Издаването на всеки документ се регистрира, както в деловодството, така и в компютърната система, което намалява възможностите за злоупотреби. По този начин става невъзможно издаването на документи на гражданите с променено съдържание.
В заключение трябва да се подчертае, че обслужването на гражданите с помощта на посочените средства и компютърна техника повиши доверието в общинската администрация.
Бъдещо развитие на информационната система на Община Благоевград
Всички наши усилия в процеса на изграждане и развитие на информационната система на общината бяха насочени към създаване на необходимите условия за реализиране на крайната ни цел - създаване на система за анализи, прогнози и вземане на управленски решения и изграждане на географска информационна система (ГИС). Тази цел стои в основата и на концепцията ни за бъдещо развитие на информационната система.
Поради големия обем на съществуващите бази данни в информационната система и базите данни, които ще се създават и обменят, необходимостта от разпределеност на ползването им, както и сложността на системата като цяло е наложително създаване и развитие на модела на системата в "клиент-сървър" архитектура.